Rückdelegation vermeiden

Was sind die Gründe? Und was können Sie als Vorgesetzter dagegen tun?

Als Führungskraft gehört Delegieren zu Ihrem Job. Das Delegieren von einzelnen Aufgaben versetzt Sie in die Lage, sich Ihren Führungsaufgaben oder anderen wichtigen Dingen widmen zu können.
Delegieren verschafft Ihnen Zeit. Doch immer wieder kommt es vor, dass Mitarbeiter übertragene Aufgaben an Ihren Chef zurückdelegieren. Was sind die Gründe für eine Rückdelegation und was können Sie dagegen tun?

Rückdelegation – was ist das?

Rückdelegation bedeutet in Ihrem Fall, dass ein Mitarbeiter die auf ihn übertragenen Aufgaben nicht selbst erledigt, sondern an Sie zurückgibt. Dann kommt es entscheidend darauf an, wie Sie als Vorgesetzter damit umgehen. Genau genommen haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie erledigen die Aufgabe selbst. Das ist der Klassiker, hilft Ihnen aber nur kurzfristig. Die zweite Möglichkeit ist, dass Sie sich damit auseinandersetzen, welche Gründe und Ursachen es für das Verhalten Ihres Mitarbeiters gibt, und Sie dann die Ursachen lösen. Und damit das Problem der Rückdelegation.

Die „Gründe“ der Mitarbeiter und die Folgen

Mitarbeiter sind noch nicht einmal besonders erfinderisch oder kreativ, wenn es darum geht, Aufgaben an Vorgesetzte zurück zu delegieren. Zu den häufigsten Statements, mit denen Sie die Aufgaben wieder auf den Tisch bekommen sollen, gehören:

Ich bin im Moment voll ausgelastet.

Ich habe Wichtigeres zu tun.

Wann soll ich das denn alles machen?

Dazu fehlen mir zahlreiche Informationen.

Das kann ich nicht.

Das gehört nicht zu meinem Aufgabenbereich.

Dafür werde ich nicht bezahlt.

Dafür bin ich nicht ausgebildet.

Was passiert, wenn es schiefgeht?

In diesen Situationen kommt es maßgeblich auf Ihre Reaktion als Führungskraft an, ob Sie die Rückdelegation zulassen oder nicht. Denn wenn die gewünschte Entlastung durch Ihre Mitarbeiter immer wieder ins Leere läuft, hat das gravierende Folgen für Sie als Führungskraft:

Sie gelangen wahrscheinlich zu der Erkenntnis, dass Sie besser gleich alles selbst machen. Das ist ein Glaubenssatz, der Ihre Rolle und Funktion als Führungskraft schwächt.

Sie beginnen, zumindest einzelnen Mitarbeitern nichts mehr zuzutrauen. Das hat einen massiven Vertrauensverlust zufolge, der sich negativ auf das Klima und die Motivation im Team auswirkt.

Sie werden wahrscheinlich Aufgaben nur noch auf ausgewählte Mitarbeiter delegieren, mit der Folge, dass sich die nicht berücksichtigten Mitarbeiter zurückgesetzt fühlen, was den Nährboden für Mobbing bereitet.

Sie selbst geraten immer häufiger unter Zeitdruck, so dass Sie nicht mehr in der Lage sind, Ihren Führungsaufgaben gerecht zu werden.

So schaffen Sie die Gründe für eine Rückdelegation aus der Welt

Wenn an einen Mitarbeiter übertragene Aufgaben wieder auf Ihrem Schreibtisch landen, kann das auch an der Art liegen, wie Sie delegieren bzw. wie Sie Delegieren leben. Die gute Nachricht: Sie haben die Lösungen für das Problem „Rückdelegation“ selbst in der Hand:

Problem: Die Aufgabenstellung lässt viele Fragen offen.
Lösung: Bringen Sie Ihren Mitarbeiter nicht in die Lage, immer wieder nachfragen zu müssen.

Problem: Die Aufgabe setzt sich aus mehreren Zwischenschritten zusammen. Der Mitarbeiter wurde angewiesen, jeden Zwischenschritt von Ihnen absegnen zu lassen.
Lösung: Gewähren Sie Ihrem Mitarbeiter einen großzügig bemessenen Handlungsspielraum und Eigenverantwortung.

Problem: Die Aufgabenstellung ist so komplex, dass Ihr Mitarbeiter keine Chance hat, die Arbeit in vollem Umfang und in der vorgegebenen Zeit zu erledigen.
Lösung: Teilen Sie die Aufgabe in mehrere Arbeitspakete oder setzen Sie einen realistischen zeitlichen Rahmen.

Problem: Der Vorgesetzte möchte den Mitarbeiter in seiner Arbeit unterstützen, schießt jedoch mit seiner Hilfe über das Ziel hinaus und bearbeitet die Aufgabe letztendlich selbst.
Lösung: Beschränken Sie sich bei der Hilfestellung darauf, Vorschläge zu unterbreiten.

Problem: Dem Mitarbeiter fehlt es an Selbstbewusstsein, so dass er nur bis zu einem gewissen Grad in der Lage ist, die Aufgabe in der gewünschten Weise fertigzustellen.
Lösung: Vermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter glaubwürdig, warum Sie glauben, dass er für diese Aufgabe die richtige Besetzung ist.

Problem: Der Mitarbeiter fürchtet, die Aufgabe ohnehin nicht zufriedenstellend zu lösen, weil Sie als Vorgesetzter keinen Zweifel daran lassen, besser als Ihre Mitarbeiter zu sein.
Lösung: Profilieren Sie sich nicht auf Kosten Ihrer Mitarbeiter, sondern führen und motivieren Sie!

Bereits an dieser Stelle ist gut zu erkennen, dass sich manche Führungskraft im Wettstreit mit den Mitarbeitern profiliert, anstatt sich ausschließlich um Führungsaufgaben zu kümmern. Als Führungskraft sind Sie der Kopf eines Teams und für dessen Arbeitsweise und Motivation sowie für die Ergebnisse verantwortlich. Eine Korrektur können Sie nur dann erzielen, wenn Sie Ihre Eigenverantwortung prüfen. Denn häufig spiegelt die Rückdelegation eine Schieflage in der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Führungskraft wider.

Rückdelegation können Sie vermeiden, wenn Sie Aufgaben richtig delegieren

Sorgen Sie in einem Vieraugengespräch dafür, dass der Mitarbeiter erfährt und versteht, was von ihm erwartet wird, was er tun soll und warum. Erklären Sie Ihrem Mitarbeiter auch, warum Sie ihn für die Aufgabe ausgesucht haben.

Stellen Sie Ihrem Mitarbeiter alle notwendigen Informationen zur Verfügung beziehungsweise stellen Sie sicher, dass er Zugang zu allen Informationen und Mitteln hat, die die Voraussetzung sind für die Erledigung der Aufgabe. Das schließt auch den Zugang zu allen nötigen Kontakten mit ein. Versetzen Sie ihn so in die Lage, dass er nicht nach weiteren Informationen fragen muss, sondern direkt loslegen kann.

Nennen Sie gegebenenfalls alle zu erledigenden Zwischenschritte. Das hat den Vorteil, dass es zu keinen inhaltlichen Abweichungen kommt und dass der Mitarbeiter gezwungen ist, die Aufgabe und auch ihre Abwicklung klar zu strukturieren.

Benennen Sie den Arbeitsumfang und geben Sie eine Deadline für das gesamte Projekt oder auch für die Zwischenschritte vor.

Versucht der Mitarbeiter, die Aufgabe, aus welchen Gründen auch immer, an Sie zurück zu delegieren, stellen Sie ihm konkrete Fragen, zum Beispiel diese:

Welche Informationen benötigen Sie konkret von mir?

Welche Maßnahmen sind geeignet, Sie zu unterstützen?

Welche Arbeitsschritte haben Sie bislang unternommen, um die Aufgabe zu lösen?

Wie soll nach Ihrer Auffassung die Lösung aussehen?

Diese Fragestellungen unterstützen Sie dabei, die Aufgabe beim Mitarbeiter zu belassen und eine Rückdelegation zu vermeiden. Machen Sie gegebenenfalls Vorschläge, was Ihr Mitarbeiter versuchen könnte. Nur so geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance, sich weiterzuentwickeln. Gleichzeitig stärken Sie Ihre Position als Führungskraft.