Delegieren. Aber richtig.
"Richtiges" Delegieren ist die Grundvoraussetzung, damit das Projekt einen erfolgreichen Abschluss finden kann.
Sie sind super. Aber Sie können nicht alles alleine machen. Wenn Sie aus zeitlichen oder organisatorischen Gründen ein Projekt nicht realisieren können, müssen Sie andere Menschen dazu in die Lage versetzen, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Damit stehen Sie vor der Aufgabe, zu delegieren und zu entscheiden, wie viel Verantwortung Sie an wen abgeben. Eine Herausforderung. Denn „richtiges“ Delegieren ist die Grundvoraussetzung, damit das Projekt einen erfolgreichen Abschluss findet bzw. finden kann.
1. Wie viel geben Sie ab?
Zuerst ist es wichtig zu klären, wie viele und welche Aufgaben Sie delegieren wollen. An dieser Stelle müssen Sie definieren, welche Aufgaben Sie in die Hände anderer Menschen legen können, die dann in deren Verantwortung – nicht mehr in Ihrer – erledigt werden. Das Ziel des Delegierens ist es, dass Sie Freiraum und wertvolle Zeit für die wichtigen Aufgaben bekommen. Denn zur Definition, was delegiert werden kann, gehört auch die Definition, welche Projekte bzw. Teilaufgaben so wichtig sind, dass Sie sie selbst in der Hand behalten müssen. Achten Sie darauf, dass Sie sich selbst nur noch um die Dinge kümmern müssen, die Ihre fachliche und menschliche Kompetenz brauchen und delegieren Sie alle Aufgaben weg, bei denen Sie sich sicher sind, dass andere Personen sie umsetzen können. Sie müssen nicht alles selber machen.
2. Die Anzahl der Mitarbeiter
Wenn Sie geklärt haben, welche Aufgaben Sie delegieren wollen, überlegen Sie sich, wie viele Personen Sie dafür brauchen. Spielen Sie die einzelnen Arbeitsschritte durch und beurteilen Sie, ob diese einen oder mehrere Mitarbeiter benötigen. Oft wird eine verantwortliche Person genügen. Aber es wird auch Aufgaben geben, wo Sie Teilaufgaben an mehrere Mitarbeiter delegieren müssen. Planen Sie auch den ungünstigsten Fall ein, in dem ein Mitarbeiter ausfällt und machen Sie sich Gedanken darüber, wie sich diese Situation auf das gesamte Projekt auswirken würde. Kann eine andere Person einspringen und diese zusätzliche Aufgabe übernehmen oder braucht es für den entsprechenden Bereich von Anfang an zusätzliches Personal?
3. Wem vertrauen Sie?
Delegieren Sie innerhalb Ihres Teams, Ihrer Abteilung, haben Sie es einfacher. Sie kennen die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter. Sie wissen, wer in welchen Aufgabenbereichen zuverlässig arbeitet, Ideen kreativ umsetzt und Anweisungen kompetent Folge leisten kann. Daher können Sie sehr einfach die entsprechenden Aufgaben an die passenden Menschen delegieren. Arbeiten Sie übergreifend und mit externen Partnern zusammen, verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck über die Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Geben Sie die Aufgaben nicht in die Hände anderer Menschen, nur weil diese gerade verfügbar sind oder von anderen Personen empfohlen werden. Sie müssen ein gutes Gefühl bei dem Mitarbeiter haben, an den sie Aufgaben delegieren wollen.
4. Zusammenarbeit und Teamwork beim Delegieren
Sind die Aufgaben größer, komplexer bzw. erfordern verschiedene Skills und unterschiedliches Wissen, werden Sie einzelne Teilaufgaben an mehrere Personen delegieren müssen. Menschen, die möglicherweise noch nichts miteinander zu tun hatten, müssen dann in Ihrem Auftrag zusammenarbeiten und sich zielorientiert ergänzen. Möglicherweise ist jeder in seinem eigenen Aufgabenbereich perfekt. Kann sich der Betreffende aber auch mit anderen Menschen abstimmen, Zeitvorgaben anderer einhalten oder flexibel auf Veränderungen reagieren? Können sie Einzelspieler und Teamplayer gleichzeitig sein? Sofern Sie Teilaufgaben abgeben, die einander nicht berühren, können die Verantwortlichen eigenständig agieren. Sind die delegierten Teilaufgaben aber miteinander verbunden, müssen die dafür zuständigen Personen in der Lage sein, übergreifend mit anderen zusammenarbeiten zu können, was Sie bei der Auswahl der Mitarbeiter berücksichtigen müssen.
5. Abgeben meint auch abgeben
Sie haben bis jetzt entschieden, was Sie delegieren, wie viele und welche Personen Sie dafür benötigen und sind sich sicher, dass diese Personen auch miteinander arbeiten können. Damit haben Sie alle Voraussetzungen geschaffen. Jetzt heißt es loslassen. In dem Moment, wo Sie die Aufgaben verteilen und anderen Menschen die Verantwortung für die Umsetzung übergeben, müssen Sie einen Schritt zurücktreten und die anderen machen lassen. Auch wenn das vielleicht ungewohnt ist: Delegieren heißt nicht, dass Sie Aufgabenbereiche abgeben und dann ständig kontrollieren, wie die andere Person die Aufgabenstellung umsetzt. Geben Sie klare Eckdaten bezüglich
Aufgabenstellung,
Ziel,
Ihren Erwartungen,
dem Entscheidungsspielraum,
dem einzuhaltenden Timing und
dem verfügbaren Budget
vor und lassen Sie sich anschließend das Ergebnis vorlegen. Um das „Wie“ kümmern sich jetzt andere.
6. Und wenn etwas schief läuft?
Versuchen Sie in diesem Fall nicht, die Dinge wieder selbst in die Hand zu nehmen und weisen Sie bitte nicht darauf hin, dass Ihnen das nicht passiert wäre. Im Gegenteil: Geben Sie dem Betreffenden die Möglichkeit, die Aufgaben selbst zu regeln. Bestehen Sie auf das angestrebte Ergebnis, aber mischen Sie sich nicht in die Ausführung ein. Diese Autorität haben Sie abgegeben und der betreffende Mitarbeiter ist jetzt zuständig dafür. Lassen Sie ihn also die Arbeit tun, eventuelle Fehler ausbügeln und daraus lernen.
