Recruiting KPIs
Recruiting KPIs: Warum diese Messgrößen Ihre Recruiting-Strategie erfolgreicher machen
Unternehmen investieren kontinuierlich höhere Geldbeträge in Recruiting-Maßnahmen – insbesondere auf dem sensiblen Feld der Fach- und Führungskräfte. Aber wissen Sie, wo Ihre Bewerber herkommen? Auf welchen Wegen sie von Ihren Vakanzen erfahren haben? Wie viel Geld Sie für welche Recruiting-Kanäle ausgeben? Hier helfen Recruiting KPIs (Recruiting Key Performance Indikators) den eigenen Prozess und die Qualität der eigenen Personalbeschaffung im Blick zu behalten. Recruiting KPIs sind Messinstrumente, mit denen Sie die Effizienz Ihrer Personalbeschaffung erheben, überprüfen und schließlich optimieren können. Welche Kennzahlen wirklich wichtig sind, und warum nur eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Indikatoren zielführend ist, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Eine Definition: Was sind Recruiting KPIs und warum sind sie wichtig?
Transparenz, Prozessoptimierung und Effizienz – was in nahezu allen Unternehmensbereichen erfolgreich praktiziert wird, sollte auch die Personalabteilung nicht außen vorlassen. Recruiting-Kennzahlen sind Daten, die Aufschluss darüber geben, welche Ressourcen wo und wann zu welchem Zweck eingesetzt werden – und welche Ergebnisse Sie erzielen. Da inzwischen nahezu der gesamte Bewerbungsprozess digital und softwaregestützt stattfindet, gibt es rein technisch kaum eine Hürde, die relevanten Kennzahlen auch zu kontinuierlich erheben. Die Einführung eines solchen Controlling-Systems bietet grundsätzlich nur Vorteile: Recruiter und Unternehmensführung können Schwachstellen und/oder Optimierungspotentiale in einem sehr frühen Stadium identifizieren und entsprechende Maßnahmen initiieren. Auf diese Weise lassen sich Ressourcen effektiver steuern und einsetzen.
Ein individuelles Set: Kombinieren Sie quantitative und qualitative Recruiting KPIs
Die Herausforderung ist, ein optimales KPI-Set für den Recruiting-Prozess Ihres Unternehmens zusammenzustellen. Dabei gilt es grundsätzlich, eine ausgewogene Kombination aus quantitativen und qualitativen Kennzahlen zu etablieren.
Quantitative Indikatoren beziehen sich beispielsweise auf die Dauer der einzelnen Prozessschritte, sie beziffern die Anzahl der Bewerbungen und die Kosten, die Neueinstellungen verursachen.
Qualitative Daten gewähren hingegen Einblick in die sogenannten „weichen“ Faktoren. Dazu zählen unter anderem die Eignung eines Bewerbers für eine Position oder auch die Zufriedenheit des Managements mit dem neueingestellten Mitarbeiter. Wie diese Daten erhoben werden, liegt in der Entscheidungskompetenz des Unternehmens. Da sie jedoch generell schwerer greifbar sind als die quantitativen Kennzahlen, besteht immer die Gefahr, diese Aspekte zu vernachlässigen.
Eine Orientierungsliste: Diese neun Recruiting KPIs sind relevant
Mit den folgenden neun Kennzahlen gewinnen Sie aufschlussreiche Erkenntnisse über die Effizienz Ihrer Personalbeschaffung.
1. Time to Fill / Time to Hire
Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet und bezeichnen die Zeitspanne, die von der Stellenausschreibung bis zur finalen Besetzung der Position vergeht. Ist diese sehr hoch, dauert der Bewerbungsprozess also sehr lange, so kann dies zunächst vielfältige Gründe haben: Sind Ihre Ausschreibungen attraktiv und aussagekräftig genug? Die ausgewählten Kanäle richtig? Reicht die Zahl der Bewerber?
2. Cost per Hire
Mit dieser Kennzahl kann besonderes gut erhoben werden, wie leistungsfähig das eigene Recruiting ist. Sie errechnet sich aus der Summe aller externen und internen Recruiting-Kosten, die anschließend schlicht durch die Anzahl der neubesetzten Positionen geteilt wird. Je geringer die Kosten, desto effizienter arbeitet das Recruiting.
3. Channel Effectiveness
Dieser Indikator gehört ohne Abstriche zu den wichtigsten Recruiting KPIs: Er zeigt an, welcher der verwendeten Recruiting-Kanäle, also beispielsweise LinkedIn, Xing oder andere Portale, die meisten qualitativen Bewerbungen generiert. Gemeint sind damit Kandidaten, die im Auswahl- und Besetzungsprozess weiter berücksichtigt werden können. Die Channel Effectiveness sollte Maßgabe für zukünftige Aktivitäten sein.
4. Quality of Hire
Ganz wörtlich: Die Quality of Hire misst die Qualität der Neueinstellung. Anders formuliert: Der Recruiting-KPI belegt, ob und in welchem Umfang ein neuer Mitarbeiter in einem fixierten Zeitraum zum Unternehmenserfolg beigetragen hat. Je höher die Quality of Hire, desto gezielter konnten die gesuchten Skills für das Unternehmen gewonnen werden, desto besser hat das Recruiting performt. Die Quality of Hire steht in enger Verbindung zur Channel Effectiveness.
5. Candidate Satisfaction
Wie zufrieden sind Kandidaten mit dem Einstellungsprozess Ihres Unternehmens? Je höher diese Zufriedenheit ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Bewerber „am Ball bleiben“ und nicht aus Unbehagen oder gar Frustration das Handtuch werfen. Arbeitgeberbewertungsportale, auf denen Talente oft ihre Erfahrungen mitteilen, können Aufschlüsse geben – z. B. über zu komplizierte und/oder zu langwierige Bewerbungsprozesse.
6. Offer Acceptance Rate
Mit dieser Kennzahl können Sie ermitteln, wie hoch der prozentuale Anteil an Bewerbern ist, der ein Vertragsangebot tatsächlich angenommen hat – respektive wie viele Kandidaten nach der Jobzusage trotzdem abgesprungen sind. Eine hohe Anzahl abgelehnter Angebote ist immer ein Alarmsignal. Weil entweder der Recruiting-Prozess oder die Position nicht attraktiv (genug) erscheinen.
7. Früh-Fluktuation
Eine hohe Früh-Fluktuation kostet Ihr Unternehmen richtig Geld. Die Kennzahl beschreibt, wie viele Kandidaten sich schon nach kurzer Zeit von ihrer neuen Position wieder verabschieden – und dies bevor sie komplett eingearbeitet wurden und sich ins jeweilige Team integriert haben. Sie müssen nun einen neuen Recruiting-Prozess, mit all seinen Kosten, starten.
8. Time of Vacancy / Cost of Vacancy
Für viele Recruiting KPIs gibt es inzwischen recht einfache mathematische Berechnungsformeln. Das gilt auch für die Kosten einer unbesetzten Stelle. Grundannahme dabei ist, dass der entsprechende Mitarbeiter einen konkreten Anteil zum Umsatz des Unternehmens beisteuern würde. Als Basiswert der Formel dient das auf Tage heruntergerechnete Jahresgehalt, das je nach wirtschaftlicher Bedeutung mit unterschiedlichen Faktoren bewertet wird.
9. Hiring Manager Satisfaction
Die Zufriedenheit der Recruiter mit dem Recruiting-Prozess ist eine nicht zu unterschätzende Kennzahl innerhalb der ausgewählten Recruiting KPIs. Von einem effizienten und gut eingespielten Procedere hängt letztlich der Erfolg einer schnellen und perfekt passenden Stellenbesetzung ab. Und wer könnte kompetenter und fundierter Auskunft über Schwachstellen und Verbesserungspotential geben als die Recruiter selbst?
Ein Fazit: Nur fein austarierte Recruiting KPIs liefern die richtigen Antworten
Jedes Unternehmen muss für sich selbst bestimmen, wie (s)eine leistungsfähige und aussagekräftige Kombination der Recruiting KPIs aussehen sollte. Das konsequente Sammeln aller verfügbaren Daten allein ergibt noch kein funktionierendes Instrument, das Antworten auf wichtige Fragestellungen liefert. Nur ein fein ausbalanciertes Kennzahlen-System, das nicht allein Geschwindigkeit oder Kostenminimierung präferiert, sondern die Unternehmensziele als Ganzes favorisiert, ist letztendlich wirklich zielführend.
