So optimieren Sie Meetings
Hilfreiche Tools für eine hochwertige Meeting-Kultur.
Das Meeting stellt in zahlreichen Unternehmen ein wichtiges Element der internen Kommunikation dar. Doch Meetings sind nicht immer so produktiv wie sie sein sollten. Nicht selten verstreicht die aufgewendete Zeit fast ungenutzt und geht dadurch verloren. Oder der Output ist trotz aller Diskussion nicht zufriedenstellend. Sie als Führungskraft können stark zur allgemeinen Verbesserung beitragen: Implementieren Sie eine hochwertige Meeting-Kultur! Hier finden Sie hilfreiche Tools, mit denen Ihnen das gelingt.
1. Termin, Teilnehmer und Themen
Einmal in der Woche kommen alle Mitarbeiter an einem Ort zusammen, um über allgemeine Entwicklungen zu sprechen? Schaffen Sie dieses Ritual als Führungskraft schnell wieder ab! Das einzige, worin diese schwammigen Treffen glänzen, ist der Austausch von Klatsch. Besonders am Freitagnachmittag kommt nur noch wenig Produktives dabei heraus. Denn dann freuen sich alle auf das Wochenende und sind weniger konzentriert. Auch wenn Rituale dieser Art schön sein können, letztendlich haben Sie nicht viel davon.
Was Sie zur Verbesserung beitragen können:
Ein oder wenige Themen sorgen für den nötigen Fokus – formulieren Sie eine Agenda.
Prüfen Sie vor jedem Meeting, ob das Thema nicht besser per E-Mail besprochen werden kann.
Ein fester Termin lässt Raum zur individuellen Vorbereitung.
Der Termin sollte günstig liegen.
Es nehmen nur Mitarbeiter teil, ohne die sich das Thema nicht erörtern lässt.
Es ergeben sich folgende Vorteile:
Das Meeting ist produktiv, weil jeder weiß, worum es geht. Im Optimalfall sind alle vorbereitet – bestehen Sie darauf! Weil keine Teilnehmer anwesend sind, die mit dem Thema nichts zu tun haben, geht der Fokus nicht so leicht verloren. Durch den sorgfältig ausgewählten Termin sind alle besser bei der Sache und nicht so leicht ablenkbar. Nach dem Meeting ist noch ausreichend Zeit, um Notizen zu überarbeiten oder erste Arbeitsaufträge umzusetzen.
Tipp: Zu viel Gemütlichkeit bremst den Fokus. Manche Arbeitgeber lassen Meetings inzwischen im Stehen abhalten. Dadurch sollen die Teilnehmer das Gesprächsziel nicht so leicht aus den Augen verlieren.
2. Ziel festlegen
Genau wie die Begrenzung der Themen und Teilnehmer soll die Bestimmung eines festen Ziels dazu beitragen, dass die Besprechung produktiv ist. Das Ziel des Meetings unterscheidet sich nur geringfügig vom Thema. Es macht jedoch klarer, was eigentlich erwartet wird. Lautet das Thema des Meetings „Bindung von Kunde XY an das Unternehmen“, kann das Ziel die Bestimmung und das Festhalten konkreter Maßnahmen sein, oder die Verteilung der anfallenden Aufgaben.
Ziele müssen SMART sein, damit wir sie erreichen können. Als Führungskraft sollten Sie Wert auf SMARTe Ziele legen. SMART ist ein Akronym, dessen Buchstaben die folgende Bedeutung haben:
S: spezifisch (präzise Definition),
M: messbar (wann ist es erreicht?),
A: ansprechend (es muss vorteilhaft sein),
R: realistisch (es muss erreichbar sein),
T: terminiert (Zeitpunkt, an dem es erreicht sein soll).
3. Dauer des Meetings
Das sogenannte Parkinsonsche Gesetz lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Seien Sie sich als Führungskraft darüber bewusst, dass das auch für Meetings gilt. Ist von Vornherein klar, dass die Besprechung kein festes Ende besitzt? Sie können damit rechnen, dass es länger dauert als nötig. Prinzipiell lässt eine fehlende Zeitbegrenzung zu, dass das Programm nicht allzu straff durchgezogen wird.
Was Sie zur Verbesserung beitragen können:
Überlegen Sie, wie viel Zeit das Meeting benötigt.
Machen Sie in der Einladung klar, dass es keine Open-End-Veranstaltung wird.
Erwarten Sie strikte Pünktlichkeit und Anwesenheit.
Als Führungskraft sollten Sie die Zeit im Blick haben und moderieren.
Akzeptieren Sie es, wenn die Zeit doch nicht reicht.
Klären Sie Gründe für Zeitknappheit und passen Sie eventuell Ihre Anforderungen an.
Es ergeben sich folgende Vorteile:
Das Meeting dehnt sich nicht unkontrolliert aus. Die Mitarbeiter gehen fokussierter ins Gespräch und vermeiden überflüssigen Smalltalk. Durch die Zeitbegrenzung ist klar, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt Ergebnisse erwartet werden. Bei großer Uneinigkeit kann die Entscheidung leichter errungen werden.
Achtung: Eine Zeitbegrenzung erzeugt natürlich Druck. Druck kann sich auch negativ auswirken. Bemessen Sie die Zeit für besondere Themen daher nicht zu knapp. Sie sollten kurze Pausen oder sogar längere Unterbrechungen einplanen. Wird das Meeting unterbrochen und auf einen anderen Tag verlegt, kann dies die Kreativität neu beflügeln.
4. Protokoll führen lassen
Ein Protokollant führt stichwortartig ein Protokoll. Darin werden alle wichtigen Erkenntnisse des Meetings festgehalten, zum Beispiel die namentliche Verteilung von Aufgaben, Fristen oder neue Ziele. Um Zeit zu sparen, kann das Protokoll direkt am Laptop geführt werden. Handschriftliche Notizen kosten Zeit und sind manchmal unleserlich. Das Protokoll wird im Anschluss an das Meeting überarbeitet und in einen Fließtext – oder falls es sich eher anbietet – in eine kurze, stichwortartige Zusammenfassung umgeschrieben. Die Ergebnisse werden an Mitarbeiter weitergeleitet und sauber archiviert, damit es jederzeit auffindbar ist.
Was Sie zur Verbesserung von Meeting-Protokollen beitragen können:
Ernennen Sie einen Protokollanten.
Fordern Sie hochwertige Protokolle.
Es ergeben sich folgende Vorteile:
Protokolle erleichtern den weiteren Projektablauf sowie spätere Recherchen.
5. Kurztipps zur Meeting-Kultur
Verlangen Sie konsequent Pünktlichkeit und Vorbereitung.
Etablieren Sie ein Smartphone-Verbot und Pausenregeln.
Verzichten Sie auf Statistiken oder Präsentationen – diese zählen zur Vorbereitung.
Lassen Sie jeden zu Wort kommen.
Fordern Sie stille Teilnehmer zum Mitmachen auf.
Belohnen Sie konstruktive Kritiker und nicht die dauernden Ja-Sager.
Bremsen Sie Teilnehmer, die nichts akzeptieren wollen.
Lassen Sie keine ausschweifenden Monologe zu.
Brechen Sie unproduktive Meetings konsequent ab.
6. Checkliste für effiziente Meetings
Agenda definieren
SMARTes Ziel bestimmen
Klärung per E-Mail möglich?
Meeting-Termin und Dauer festlegen
Ausgewählte Mitarbeiter einladen
Protokollanten ernennen
Meeting-Raum vorbereiten (Kontrolluhr, Protokoll-Laptop, …)
Meeting-Beginn: Regeln aufstellen
Währenddessen: Moderative Tätigkeit
Anschließend: Verbesserung anstreben, Protokoll kontrollieren
