Forming. Storming. Norming. Performing.
Die vier Phasen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veränderung.
Sie haben ein (Projekt-)Ziel und müssen, zeitlich befristet oder dauerhaft, ein Team zusammenstellen. Sie richten eine bestehende Abteilung, einen existierenden Bereich neu aus: Sie verändern. So richtig, wichtig und notwendig dieser Veränderungsprozess ist, er wird – das ist die schlechte Nachricht – nicht reibungslos verlaufen. Aber – und jetzt kommt die gute Nachricht – das liegt nicht an Ihrem Projekt oder gar an Ihnen. Der Aufbau von Teams, Veränderungen von Zuständigkeiten und Kompetenzbereichen läuft immer in 4 Phasen: Forming, storming, norming, performing – dargestellt im sogenannten Phasenmodell nach Tuckman. In jeder der vier Phasen sind Sie als Führungskraft anders gefordert:
Phase 1: Forming
Alles Neue bringt Unsicherheit
Wenn Sie ein Team formen, bei dem sich die einzelnen Mitarbeiter noch nicht kennen, sind Sie die zentrale Bezugsperson. Die einzelnen Gruppenmitglieder kennen ihre Position und ihren Aufgabenbereich noch nicht, was zu Unsicherheiten führt. Jeder weiß, was er sich selbst zutrauen kann, weiß aber nicht, ob er mit seinem Fachwissen besteht. Niemand weiß, welche Rolle ihm zugeordnet wird, wie groß der Arbeitsaufwand ist und ob man vielleicht mit dem Menschen kooperieren muss, der einem auf den ersten Blick unsympathisch war.
In dieser Phase sind Sie der Mittelpunkt. Jedes Gruppenmitglied wird sich mit seinen Fragen an Sie wenden. Daher müssen Sie Sicherheit und Ruhe ausstrahlen, damit sich jede Person im Team angenommen fühlen kann. Stellen Sie das Projekt bzw. ihr Ziel in seinen Einzelheiten vor. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit, indem Sie sie so umfassend wie möglich informieren und ihnen das „Warum“ nachvollziehbar darstellen. Sofern Sie die jeweiligen Kompetenzbereiche der Gruppenmitglieder schon im Vorfeld festgelegt haben, machen Sie jeden Einzelnen mit seiner Aufgabe vertraut. Damit alle Teammitglieder den Überblick haben, können einzelne Aufgaben vor dem gesamten Team besprochen werden, detaillierte Informationen lassen sich mit dem Betreffenden individuell erörtern. Stehen Sie für jede Frage zur Verfügung und gehen Sie von sich aus auf die einzelnen Mitarbeiter zu. Achten Sie in dieser Phase auf eventuelle Spannungen, die zu Beginn unweigerlich entstehen. Dabei ist es egal, wie sehr Sie sich an diesem Punkt der Teambildung bemühen, Harmonie ins Spiel zu bringen. Diese Entwicklung ist unumgänglich, daher sollten Sie gelassen, aber sicher auftreten. Sie sind die einzige Person der Gruppe, die sich zu diesem Zeitpunkt sicher fühlt. Strahlen sie das auf alle anderen aus, damit die erste Phase gut gelingen kann.
Phase 2: Storming
Der Kampf um den individuellen Platz
Diese Phase ist von Unruhe gekennzeichnet. Existieren bei Ihrem Projekt sehr unterschiedliche Aufgaben, kann es zu Neid kommen, wenn ein Teammitglied eine scheinbar „bessere“ Aufgabe bekommen hat. Müssen Personen mit starken und dominanten Persönlichkeitsstrukturen miteinander kooperieren, kann es zu Machtkämpfen kommen, um zu klären, wer das Sagen hat. Bei der Zusammenarbeit kristallisiert sich schnell heraus, wer die Leitung übernehmen und seine eigenen Auffassungen durchsetzen will. Gleichzeitig wird Unwillen bei den Personen entstehen, die sich nicht zurückdrängen lassen wollen.
In dieser Phase stehen die menschlichen Gefühle im Vordergrund. Die Aufgaben sind klar verteilt und Sie fordern erste Ergebnisse ab, aber das Miteinander ist noch nicht geklärt. Sie sind jetzt in der Verantwortung, Angriffe auf einzelne Gruppenmitglieder zu unterbinden, die jetzt ganz sicher auftreten werden. Daher müssen Sie dominanten Persönlichkeiten Grenzen setzen, während ruhigere Charaktere häufig der Ermunterung bedürfen und im Alten verhaftete Verweigerer aufgefordert werden müssen, im Neuen anzukommen. Denn ein „ich mach es einfach wie früher“ darf es nicht geben.
Die Gruppe hat die ersten Resultate erzielt, die Sie als Antrieb nutzen und die Motivation stärken können. Sie müssen jedoch die Strukturen vorgeben, innerhalb derer sich das Projekt entwickeln soll, daher ist das Thema Disziplin ein zentraler Punkt in der zweiten Phase der Teambildung. Suchen Sie das Gespräch mit dem Einzelnen, um sich auszutauschen. Anhand dieser Gespräche bekommen Sie einen Einblick, welche Personen nicht miteinander harmonieren und können hier gezielt ansetzen. Gehen Sie mit den beteiligten Parteien ins Gespräch, lassen Sie jede Seite das Für und Wider erklären und lenken Sie den Gesprächs- und Erkenntnisprozess in Richtung Performance und Projekterfolg.
Phase 3: Norming
Das Team hat sich gefunden
Nachdem in der zweiten Phase der Teambildung unterschiedliche Persönlichkeitsmerkmale sichtbar geworden sind, kommt es in der dritten Phase zum Ausgleich und zu beginnender Harmonie. Die Positionen, Abläufe, Kompetenzbereiche sind jetzt weitgehend geklärt und die Zusammenarbeit am eigentlichen Projekt tritt verstärkt in den Vordergrund. Der Blick auf das festgelegte Ziel lässt gemeinsam nach Handlungsstrategien suchen und dabei die Fähigkeiten und Aufgaben jedes Einzelnen im Blick behalten. Aus Einzelkämpfern ist eine homogene Gruppe geworden, die Sie am besten lenken können, wenn Sie für regelmäßigen Austausch sorgen und ständig auf Erfolge hinweisen. Übertragen Sie den anführenden Mitarbeitern Stück für Stück mehr Verantwortung, die diese mit in die Gruppe nehmen und organisieren. Dadurch können Sie einen Schritt zurücktreten und den Gruppenprozess sich nun selbstständig entwickeln lassen.
Phase 4: Performing
Bestmögliche Performance zugunsten des Projektes
In dieser Phase ist die Bildung bzw. der Umbau Ihres Team, Ihrer Abteilung, Ihres Bereichs abgeschlossen. Es kommt jetzt zur qualitativen Entwicklung der Gruppe. Ein harmonisches Team wird an dieser Stelle selbstständig und kreativ. Immer mehr fließen eigene Ideen der Einzelnen ein, da sich jeder an seinem Platz sicher fühlt und sein Potential entfalten kann. Zu diesem Zeitpunkt können Sie mehr und mehr in den Hintergrund treten und delegieren. Dabei sollten Sie sich darauf einstellen, dass das Team seinerseits mit kreativen Lösungen aufwarten wird, für die Sie offen sein sollten. Die Gruppendynamik ist nun auf Effizienz und Performance eingestellt. Es geht nicht mehr um den Einzelnen, sondern um das Ganze, das durch die Zusammenarbeit der einzelnen Gruppenmitglieder erreicht wird. Geben Sie dem Team an dieser Stelle für jeden erreichten Schritt positives Feedback, um das Zusammengehörigkeitsgefühl positiv zu stärken.
