Management Circle (Phase 6): Die Kontrolle
Häufig angewandte Kontroll-Techniken.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser! Als Führungskraft sollte dieses Sprichwort für Sie im Rahmen des Management Circle zur Regel werden. Die sechste Phase (die regelmäßige bzw. abschließende Kontrolle) ist dabei eng mit der fünften Phase (der Realisation) verknüpft. Es ist also möglich, dass Sie zwischen den Phasen hin und her springen werden. Klar ist jedoch: Am Ende der Projektdurchführung sollte immer eine detaillierte Kontrolle durch das Management stehen. In diesem Text stellen wir Ihnen die häufig angewandten Kontroll-Techniken vor.
Die SOLL-IST-Kontrolle am Ende des Kreislaufs
Stimmen der anfänglich formulierte SOLL-Zustand und der am Ende des Projektes erreichte IST-Zustand überein? Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Glückwunsch! Gibt es allerdings noch Unstimmigkeiten, bleibt Ihnen und Ihrem Team nichts anderes übrig, als die noch offenen Lücken zu schließen, indem Sie Nachbesserungen vornehmen. Eine solche Nachbesserung fällt übrigens nicht mehr in die Phase der Kontrolle, sondern Sie und Ihr Team kehren dadurch wieder in der Phase der Realisation zurück.
Wie läuft der SOLL-IST-Vergleich im Detail ab?
Zunächst einmal können Sie den Vergleich entsprechend Ihrer ursprünglichen Zielsetzung auf das gesamte Ergebnis oder einzelne Kennzahlen anwenden:
die entstandenen Kosten,
die Veränderungen des Images,
die Veränderung einzelner Bereiche innerhalb des Unternehmens,
die Veränderung des gesamten Unternehmens,
In den gewünschten Bereichen ermitteln Sie nun alle steuerungsrelevanten Daten des IST-Zustandes: Zahlen, Richtwerte und andere relevante Informationen. Anhand Ihrer Planwerte, der ursprünglichen SOLL-Werte, werden Sie Abweichungen gezielt aufdecken können. Im Anschluss werden Sie sich mit den möglicherweise auftretenden Nachbesserungen befassen. Dazu sollten Sie zunächst in die Analyse der Ursachen investieren und anhand der Ergebnisse Korrekturmaßnahmen definieren.
Jetzt nur keine Schuldzuweisungen: Schauen Sie nach vorne!
In vielen Projekten läuft nicht immer alles nach Plan. Oft wird festgestellt, dass das Ziel nicht in der vorgegebenen Zeit, nicht mit den vorhandenen Kapazitäten oder anhand der gesetzten Maßstäbe erreicht werden kann. Abweichungen kommen aber nicht immer schon während des Controllings in der Realisationsphase heraus, sondern oft erst im abschließenden SOLL-IST-Vergleich. Bei einer guten Planung und einer einwandfreien Dokumentation lässt sich dann noch sehr genau nachvollziehen, wie und durch wen es zu den Abweichungen gekommen ist.
Dennoch sollten Sie unbedingt Abstand davon nehmen, die Daten als Beweis für eine wie auch immer geartete Schuld bestimmter Mitarbeiter anzuwenden. Insbesondere bei gröberen Abweichungen bringen Schuldzuweisungen niemandem etwas. Dennoch sollten Sie natürlich das Gespräch suchen und das aufgetretene Problem kommunizieren. Hier sollten Sie vorzugsweise langfristig den Ursachen auf den Grund gehen und Verbesserungen anstreben. Bedenken Sie auch, dass es die Aufgabe des Managers ist, Abweichungen gezielt vorauszusagen, so dass die Frage der Schuld auch auf Sie zurückfallen könnte. Sie sollten stattdessen versuchen, innerhalb des Projektes noch das Beste aus der Situation zu machen. Finden Sie heraus:
ob Sie die gesteckten Ziele noch erreichen können.
wenn nicht: welche Abweichungen von den Zielen noch zu retten sind.
wie viel Zeit Sie dafür benötigen.
was Sie dafür benötigen.
was Sie dafür tun müssen.
wen Sie dafür benötigen.
Sie führen also eine neue Analyse durch und sollten sich – falls möglich – überarbeitete Ziele setzen und weiteren Schritte bis ins Detail planen. Sie entscheiden sich und lassen das Projekt anschließend weiterlaufen, während Sie sich erneut mit den Aufgaben der Projektleitung auseinandersetzen. Es folgt eine weitere Kontrolle inklusive dem hier empfohlenen SOLL-IST-Vergleich. Das durchlaufen Sie so oft, bis das gewünschte Ergebnis erreicht wurde.
Weitere Möglichkeiten des Managements: der IST-IST-Vergleich
Der IST-IST-Vergleich bietet Managern zusätzliche interessante Erkenntnisse und Informationen. Sie müssen nicht nur die Situation vor dem Projekt mit der nach dem Projekt vergleichen. Denn zu diesem Zeitpunkt haben sich die Karten völlig neu gemischt, was ganz neuartige Analysen ermöglicht. Eine Vergleichsmöglichkeit ist beispielsweise der Vergleich zwischen dem aktuellen Zustand Ihres Unternehmens mit dem eines relevanten Konkurrenzunternehmens. Sie können sich also erneut einer Branchenanalyse widmen. Ist Ihr Unternehmen durch das abgeschlossene Projekt stärker geworden? Sie können auch einen neuen Blick in die internen Strukturen des Unternehmens werfen und prüfen, wie sich die Mitarbeitersituation verändert hat. Sind neue Konflikte entstanden oder haben sich alte aufgelöst? Brauchen Sie vielleicht neue Fachkräfte? Durch die Klärung dieser Fragen können Sie direkt in einen „neuen“ Management Circle einsteigen, oder bereits für den nächsten Zyklus vorgreifen. Ein Management Circle ist – wie der Name uns verrät – ein Kreislauf. Das heißt, wenn der eine Durchlauf an sein Ende gelangt, startet der nächste.
