Management Circle (Phase 5): Die Realisation
Sichern Sie mit Kommunikation, Kontrolle und Dokumentation den Projekterfolg.
Sie haben in Phase 4 des Management Circle eine professionelle Entscheidung getroffen, hinter der Sie stehen. Weil Sie wissen, dass es die beste Option für die individuelle Situation ist. Perfekt! Sie haben damit die Vorbereitungsarbeiten abgeschlossen. Nun geht es an die praktische Umsetzung des Projektes, die bis zu 90 Prozent der Projektdauer umfasst. Sie können dabei vor allem Ihre Führungsqualitäten beweisen. Ihre wichtigsten Aufgaben während der Realisation: Kommunikation, Überwachung und Dokumentation.
Die Kommunikation
Ein Team kann nur dann produktiv und effizient sein, wenn jedes Mitglied über relevante und aktuelle Informationen verfügt. Für die Informationsbereitstellung ist der Projektleiter verantwortlich, also ggf. Sie. Da Sie sowieso alle wichtigen Vorbereitungsschritte im Management Circle ausgeführt haben, gibt es vermutlich niemanden, der so gut über die Situation Bescheid weiß. Doch gleichzeitig müssen Sie als Projektleiter während der fünften Phase im Management Circle über die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter informiert bleiben, sodass Sie auch Ihrerseits fortwährend Informationen beziehen sollten. Sie sollten daher eine rege Kommunikation mit Ihren Mitarbeiten pflegen. Nutzen Sie dafür folgende Möglichkeiten:
Persönliche Gespräche, insbesondere unter vier Augen
Meetings, entweder mit allen Beteiligten oder nur mit ausgesuchten Projektteilnehmern
Schriftliche Informationen, wie Projektstatusberichte
Projektstatusberichte sind nur dann sinnvoll, wenn sie kurz und bündig ausfallen und sich auf das Wesentliche fokussieren. Mitarbeiter verbringen oft viel zu viel wertvolle Zeit damit, diese Berichte zu verfassen. Und auch Sie als Führungskraft verlieren Zeit, wenn Sie die oft viel zu langen und unübersichtlich strukturierten Texte lesen und selbst das Wichtige „herausfischen“ müssen. Wenn Sie mit regelmäßigen Projektstatusberichten arbeiten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt zu kurzen Dokumentationen anhalten. In vielen Fällen lohnt es sich sogar, die Mitarbeiter gezielt zu diesem Thema zu schulen.
Doch auch eine funktionierende Kommunikation zwischen den beteiligten Mitarbeitern sollte Ihnen am Herzen liegen. Legen Sie Wert darauf, dass Ihre Mitarbeiter gut miteinander auskommen und zusammen produktiv sein können. Sie verbessern den Teamzusammenhalt zum Beispiel mit Hilfe von professionellen Teambuildings. Mehr über dieses spannende Thema erfahren Sie in unseren Ratgebern „Tipps für das kritische Feedback-Gespräch mit Ihren Mitarbeitern“ und „So optimieren Sie Meetings“.
Die Überwachung
Die Überwachung, auch Controlling genannt, ist Ihre Kernaufgabe im Management Circle. Um das Controlling durchzuführen, bedienen Sie sich Vergleichen. Mittels Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern bleiben Sie immer auf dem Laufenden über den aktuellen Stand des Projektes, also dem gegenwärtigen IST-Zustand. Diesen stellen Sie regelmäßig dem SOLL-Zustand gegenüber. Sie sollten hierbei größte Genauigkeit walten lassen. Das Controlling verlangt von Ihnen, dass Sie…
… vorhersagen, wenn eine Abweichung der Projektpläne auftritt,
… erkennen, wenn eine Abweichung aufgetreten ist, und
… auf die Abweichungen reagieren und gegebenenfalls gegensteuern.
Umso schneller Sie handeln, desto leichter wird es sein, eine bereits eingeschlagene Richtung noch zu verändern. Dafür ist es wichtig, dass Sie die Abweichungen schnell wahrnehmen. Seien Sie also immer aufmerksam bei der Überwachung der Leistung, der Kosten, der Termine und der Organisation des Projektes.
In der Phase der Realisation zeigt sich übrigens, wie genau Sie in den vorherigen Phasen im Management Circle gearbeitet und geplant haben. In der Phase der Zielsetzung haben Sie im Optimalfall nicht nur ein Gesamtziel festgehalten, sondern auch kleinere Zwischenziele definiert, um den Ablauf des Projekts klar vor Augen zu halten. An den Zwischenzielen können Sie sich nämlich gezielt entlang „hangeln“.
Die Dokumentation
Nichts geht im Management Circle ohne ausgiebige Dokumentation. Wie sollen Sie sonst vergleichen können, wenn Sie nicht ständig neue Ergebnisse festhalten? Dabei sollten Sie vier wichtige Tipps immer beherzigen:
1. Dokumentieren Sie nur Notwendiges
Sich kurz zu fassen ist eine Kunst. Aber eine, die sich zu lernen lohnt! Niemand hat die Zeit, sich mühsam durch Berge von Informationen zu wühlen, nur um bestimmte Information herauszufiltern. Bevor Sie also irgendein Dokument zu den Akten legen, sollten Sie noch einmal schauen, ob darauf wirklich alle Informationen relevant sind.
2. Dokumentieren Sie lückenlos
Nur, wenn die Dokumentation wirklich lückenlos erfolgt ist, lässt sich das Projekt später noch exakt zurückverfolgen. Ihre Dokumentation sollte daher alle Daten umfassen. Und zwar möglichst auch noch in der korrekten Reihenfolge und sortiert.
3. Dokumentieren Sie sauber
Auch wenn es sich wie eine Binsenweisheit anhören mag: Eine saubere Dokumentation macht den Unterschied. Wenn Sie etwas handschriftlich notieren, schreiben Sie leserlich mit einem klar schreibenden Kugelschreiber. Nutzen Sie Lochverstärkungsringe, wenn Sie Papiere in Aktenordnern immer wieder auf- und zuschlagen. Beschriften Sie Ordner eindeutig und stellen Sie sie sorgfältig in ein dafür geeignetes Büroregal. Richten Sie Ablagen ein, deren Zweck jedem sofort ersichtlich ist. Auch auf PCs, Laptops, Tablets und Smartphones sollten Sie Ordnung walten lassen.
4. Dokumentieren Sie digital
In Zeiten der Digitalisierung muss eigentlich niemand mehr Aktenordner anlegen. Es bringt Ihnen zahlreiche Vorteile, wenn Sie viel digital arbeiten. Mittels Internet greifen Sie von der ganzen Welt auf Ihre Daten zu. Ein Intranet erleichtert die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern. Mit einer Cloud schützen Sie sich vor ungewollten Datenverlusten. Aber Vorsicht: Auch wenn die digitale Welt voller Möglichkeiten steckt, sollten Sie nie vergessen, dass sie auch Gefahren birgt. Sichern Sie Ihre gesamte digitale Infrastruktur vor Hack-Angriffen und Malware ab.
Der Management Circle ist nach der Realisation, also der fünften Phase, noch nicht abgeschlossen. Denn am Ende eines jeden Projektes steht eine abschließende Kontrolle: Phase 6.
