Management Circle (Phase 2): Die Zielsetzung
Wie Sie Ihre Ziele richtig definieren.
In der zweiten Phase des Management Circles bauen Sie auf Ihre Analysen der ersten Phase auf. Nun befassen Sie sich nicht mehr mit dem IST-Zustand, sondern wenden sich dem SOLL-Zustand zu. Die Vorteile einer exakten Zielsetzung liegen auf der Hand: Sie erfahren, in welche Richtung Sie sich mit dem Unternehmen bewegen wollen. Ein klar definiertes Ziel schenkt Motivation. Sie verlieren Ihren Weg nicht mehr so leicht aus den Augen. Zudem ist eine Kontrolle über den Fortschritt leichter durchzuführen, wenn Sie das Ziel kennen. Eine hochwertige Zieldefinition ist also sinnvoll. Doch was müssen Sie beachten?
Zieldefinition: Operative, taktische und strategische Ziele
Ziele lassen sich in drei Kategorien einteilen. Die Einteilung erfolgt vorrangig anhand der Zeit, die Sie zum Erreichen zur Verfügung stellen. Ein operatives Ziel lässt sich kurzfristig, das heißt innerhalb eines Jahres, erreichen. Darunter fallen zum Beispiel regelmäßig wiederkehrende Aufträge, das Finden eines neuen Lieferanten oder das Erweitern des Teams durch eine spezialisierte Fachkraft. Operative Ziele sind zum Teil auch deutlich schneller erreicht als in zwölf Monaten. Taktische Ziele sind mittelfristige Ziele. Die Zeitspanne für die Zielerreichung beträgt zwischen einem und fünf Jahren.
Strategische Ziele verlangen Ihre langfristige Aufmerksamkeit. Sie spielen aufgrund ihrer hohen Bedeutung eine besonders wichtige Rolle für Manager. Für ihre Umsetzung lassen sich mindestens fünf Jahre veranschlagen. Ein mögliches strategisches Ziel ist die Anpassung an einen größeren Marktumbruch. Stellen Sie sich ein Verpackungsunternehmen vor, das langfristig auf nachhaltigere Materialien umsteigt, weil umweltbewusste Kunden dies verlangen. Auch der demografische Wandel und das steigende Durchschnittsalter der Gesellschaft sind mögliche Ursachen für weitere strategische Ziele deutscher Unternehmen.
Diese Zieldefinition ist wichtig, um zu entscheiden, welche Ziele einflussreicher sind. Ein strategisches Ziel ist oftmals bedeutender als ein operatives und daher oft „Chefsache“. Außerdem ist ein strategisches Ziel mit größerem Aufwand und mehr Einsatz zu erreichen. Darüber hinaus steht ein strategisches Ziel immer auch für mehr Chancen und Risiken. Zur Erinnerung: Die Chancen und Risiken von Unternehmen, Markt und Umwelt haben Sie im Optimalfall in der ersten Phase des Management Circles erörtert. Diese Informationen werden Ihnen jetzt von großem Nutzen sein.
Ziele in Teilziele zerlegen
Wer schon einmal einen echten Aufgaben-Brocken erledigen musste, weiß, dass es nicht sinnvoll ist, alles auf einmal zu wollen. Stellen Sie sich folgende Frage: Wie isst man einen Elefanten? Die Antwort auf diese bekannte philosophische Frage lautet: In kleinen Stücken.
Auch wenn Sie vermutlich nie einen Elefant essen werden, sollten Sie die Aussage verinnerlichen: Wenn Sie sich einmal einer wirklich großen Aufgabe stellen müssen, müssen Sie die Aufgabe in viele kleinere zerlegen. Dann ist das Gesamtproblem gleich viel leichter zu lösen und wirkt nicht mehr so mächtig. Das selbe gilt für Ihre Ziele. Muss sich Ihr Unternehmen einem komplexen strategischen Ziel stellen, liegt es an Ihnen, den großen Brocken in händelbare Teilziele zu zerlegen.
Die Zielhierarchie in Unternehmen und die Mittel-Zweck-Beziehung
In der Zielhierarchie gliedern Sie ein Oberziel (meist vom Typ strategisches Ziel) in verschiedene Unterebenen von Teilzielen auf. Sie zerlegen es also in Stücke, die Sie durch detaillierte Zieldefinition erhalten. Mit diesen können Sie schließlich übersichtlicher und einfacher arbeiten. Ihre „Stücke“ sind dann nichts anderes als ein Mittel zum Zweck (das Erreichen Ihres Ziels). Daher wird in dieser Hinsicht auch von der Mittel-Zweck-Beziehung gesprochen.
Ein Beispiel für das Anlegen einer Zielhierarchie ist das Top-Down-Verfahren. Darin gliedern Sie das Oberziel hierarchisch von oben nach unten auf. Es gibt weitere Verfahren wie das Bottom-Up-Verfahren oder progressive Methoden. Die Hierarchie sieht im Top-Down-Verfahren zum Beispiel so aus:
Die erste Auffächerung nehmen Sie in Ergebnisziele und Vorgehensziele (Zielarten) vor. Diese werden weiter in Zielklassen unterteilt. Bei den Ergebniszielen handelt es sich um die Klassen Funktionen, Soziales und Finanzen. Die Vorgehensziele fächern sich hingegen in Budget, Termine und Projektorganisation auf. Es folgen die Zielunterklassen. Bei unserem Verpackungsunternehmen, das auf nachhaltigere Materialien umsteigen möchte, könnte sich die Klasse „Funktionen“ in „Biologisch abbaubare Kunststoffe“ und „Recyceltes Material“ weiterentwickeln. Bei der Projektorganisation könnten Testreihen auftauchen und so weiter. Die nächsten Stufen werden dann durch Ziele, Unterziele und Kriterien dargestellt. Die Kriterien dienen dazu, das Ziel messbar zu machen.
Führungsstil mit klarer Zieldefinition: Management by Objectives (MbO)
MbO ist eine Führungstechnik, die auf Zielvereinbarungen aufbaut. In diesem Führungsstil legen Sie die Gesamtziele des Unternehmens so fest, dass alle Einzelziele von Mitarbeitern und Teams fest mit den Gesamtzielen verbunden sind. Eine gute Zieldefinition ist für jeden Mitarbeiter essenziell. Denn diese gestalten ihre Arbeitstage vorrangig anhand des Zielstatus. Für Führungskräfte ergibt sich neben der guten Messbarkeit der Ergebnisse folgender Vorteil: Jeder Mitarbeiter lässt sich anhand dessen beurteilen, wie gut er die (durch klare Zieldefinition formulierten) Ziele erreicht hat. So schlagen Manager zwei Fliegen mit einer Klappe.
Wichtig ist, dass die Zieldefinition SMART erfolgt. Bei „SMART“ handelt es sich um ein Akronym. Auf Deutsch stehen die Buchstaben für S-pezifisch (wesentlich für das Projekt oder die Abteilung), M-essbar (klare Zielkriterien), A-ttraktiv (positive Beschreibung), R-ealistisch (eindeutige Erreichbarkeit) und T-erminiert (so exakt wie möglich). Jedes Ihrer Ziele – egal ob operativ, taktisch, strategisch, Ober- oder Teilziel – richten Sie im Optimalfall nach „SMARTen“ Richtlinien aus.
Es folgt die dritte Phase: die Planung
Nach erfolgreicher Analyse und Zielsetzung werden Sie sich im nächsten Schritt des Management Circle mit der Planung befassen. Dabei klären Sie die Frage, wie Sie Ihre gesteckten Ziele erreichen.
