Management Circle – die Aufgaben einer Führungskraft
Nutzen Sie als Führungskraft den Management Circle als mächtiges Hilfsmittel.
Als Führungskraft managen Sie Projekte, Teams, Abteilungen, ganze Unternehmen. Um das erfolgreich zu tun, hilft Ihnen der Management Circle. Im deutschsprachigen Raum wird er auch als Managementkreislauf oder -zyklus bezeichnet. Er setzt sich aus verschiedenen Phasen zusammen. Diese bauen auf einer allgemeinen Grundstruktur auf, die ein effizientes Problemlösen erleichtern. In diesem Artikel lernen Sie diese und zusätzliche Phasen für Ihren Erfolg als Führungskraft kennen. Durchgängig ist Information und Kooperation aller Beteiligten notwendig, auch wenn Sie die leitende Funktion übernehmen.
Phase 1 im Management Circle: Die Analyse
Sie als Führungskraft werden sich am Anfang eines jeden Projekts mit einer umfassenden Analyse befassen müssen. Nur so errichten Sie ein stabiles Fundament, auf dem Sie anschließend das weitere strategische Vorgehen aufbauen können. Fragen Sie sich also: Wo stehen wir? Was ist der IST-Zustand. Dazu brauchen Sie Informationen. Berücksichtigen Sie dabei sinnvoller Weise gleich zwei Ebenen: Die Analyse des Umfelds (Markt, Kunden, Konkurrenz und Branche) und die Analyse der eigenen Ist-Situation. Welche Stärken sind vorhanden? Welche Schwächen gibt es?
Im Rahmen der SWOT-Analyse haben sie dann die Möglichkeit, beide Ebenen zu einer umfassenden Analyse der Ausgangssituation zu verbinden. SWOT ist ein Akronym für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats, zu deutsch: Stärken, Schwächen (die von innen kommen), Chancen und Bedrohungen (von außen).
Phase 2 im Management Circle: Die Zielsetzung
„Wo wollen wir hin?“, ist die Frage, die Sie in der Phase der Zielsetzung genau beantworten müssen. Hier definieren Sie das SOLL. Ein konkretes Ziel hilft Ihnen und Ihrem Team dabei, die Aufgaben direkt und effizient umzusetzen: klare Ziele geben Orientierung, motivieren und ermöglichen Ihnen jederzeit zu kontrollieren, wie weit Sie schon sind. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Zielsetzung, in der Zielinhalt (Was soll erreicht werden?), Zielausmaß (Wie viel soll erreicht werden?), Geltungsbereich (Wo, auf welchem (Teil)Markt oder Segment soll das Ziel erreicht werden?) und Zeithorizont (Bis wann soll das Ziel erreicht sein) beschrieben sind, stets „SMART“ zu definieren. Dabei handelt es sich wie bei SWOT um ein Akronym. Achten Sie also bei der Formulierung Ihrer (Teil)Ziele darauf, dass sie S-pezifisch, M-essbar, A-ttraktiv, R-ealistisch und genau T-erminiert sind. Sie sollten Ziele außerdem immer schriftlich festhalten und allen Beteiligten zukommen lassen.
Phase 3 im Management Circle: Die Planung
Mit Hilfe der Zielsetzung geht es anschließend in die Phase der Planung. Zur Orientierung fragen Sie sich: Wie kommen wir an unser Ziel? Ziel der Phase ist es, einen Projektplan in Form eines oder mehrerer Dokumente zu haben, der das weitere, zielorientierte Vorgehen definiert. Dieser Plan kann mehrere Elemente der Planung umfassen, allen voran der Strukturplan, der grob die Gliederung des Projektes festhält. Weitere bedeutende Elemente sind eine Terminliste, der Meilensteilplan, ein Gantt-Diagramm und großzügige aber notwendige Informationen in Form von Graphen, Grafiken, Listen, Zeichnungen und vielem mehr.
Phase 4 im Management Circle: Die Entscheidung
Welche geplanten Stategien, Maßnahmen, Kapazitäten möchten und können Sie einsetzen? Legen Sie sich jetzt endgültig fest und klären Sie alle verbliebenen Fragen. Prüfen Sie ein letztes Mal, ob Analyse, Zielsetzung und Planung wirklich zusammenpassen, oder ob sich vielleicht irgendwo Widersprüche entwickelt haben. In vielen Situationen können mehrere Wege zum Erfolg führen, doch jeder Weg besitzt seine individuellen Vor- und Nachteile. Dann müssen Sie wissen, wie Sie eine gute Entscheidung treffen, zu denen Sie später auch stehen können.
Phase 5 im Management Circle: Die Realisation
In dieser Phase findet die Umsetzung der Maßnahmen statt. Jetzt zeigt sich, ob Ihre Analysen zutreffend, Ihre Zielsetzung SMART, Ihre Planung treffsicher und Ihre Entscheidungen gut waren. Die Realisation der Aufgaben ist nicht Ihre primäre Aufgabe als Manager, sondern wird von Ihren Mitarbeitern umgesetzt. Es sei denn, Sie übernehmen zusätzliche Aufgaben, die Sie ebenfalls zu einer direkten Mitarbeit führen. Ansonsten sollten Sie sich am Grundgerüst des Managementkreislaufs orientieren und in der Phase der Realisation die Durchführung des Projektes steuern.
Phase 6 im Management Circle: Die Kontrolle
Wo Ziele gesetzt wurden, da lassen sie sich auch kontrollieren. Haben Sie sich an der SMART-Technik orientiert, entspricht dies dem Kriterium der Messbarkeit. Ist das Projekt an seinem Ende angekommen, liegt es an Ihnen, die abschließende Kontrolle durchzuführen. Die von Ihnen gestellte Frage in der Phase der Kontrolle muss lauten: Sind wir da, wo wir hin wollten? Stellen Sie dazu den Ist-Zustand fest. Diesen vergleichen Sie mit den Daten, die Sie in Ihrem zu Beginn erstelltem Projektplan erfasst haben.
Stellen Sie Abweichungen fest, die Sie in der Realisationsphase übersehen haben, gilt es jetzt, Ursachen herauszuarbeiten und Gegenmaßnahmen einzuleiten. Ihre Kontrolle sollte sich nicht nur auf die Leistungen Ihres Teams beziehen, sondern auch auf Termine und Kosten. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie zudem die Gelegenheit nutzen, um Ihren individuellen Management Circle zu verfeinern. Umso mehr Erfahrungen Sie sammeln, desto mehr lernen Sie, wodurch Sie sich weiter verbessern können.
Der Management Circle ist ein mächtiges Hilfsmittel für Führungskräfte, die ihr Team in eine erfolgreiche Zukunft führen möchten. Die einzelnen Phasen erleichtern es Ihnen, Projekte aller Art in einer überzeugenden Qualität abzuschließen. Dabei können Sie unsere zusätzlichen Tipps nutzen, die wir in den verlinkten Artikeln für Sie zusammengefasst haben.
