Effizient priorisieren
Was müssen Sie zuerst machen? Was können Sie "schieben"? Und was kann jemand anders tun?
Als engagierte Fach- oder Führungskraft stehen Sie regelmäßig vor einer Entscheidung. Aufgaben müssen erledigt, Arbeitszeit sinnvoll eingeteilt werden, Mitarbeiter benötigen Ihre Führung. Was müssen Sie zuerst machen? Was können Sie „schieben“? Und was kann jemand anders tun? Im Laufe der Zeit wurden einige nützliche Methoden und Tipps entwickelt, die viele Probleme rund um das Thema Priorisieren lösen.
Problem: Sie verschwenden Zeit mit unwichtigen oder nicht-dringenden Aufgaben
Lösung: Die Eisenhower-Matrix (oder Eisenhower-Prinzip)
Von 1953 bis 1961 war Dwight D. Eisenhower der 34. Präsident der USA. Er soll eine Methode entwickelt haben, mit der es ihm gelang, in kurzer Zeit seine Aufgaben sinnvoll zu priorisieren. Der Kern der Methode ist das Unterscheiden aller noch zu erledigenden Aufgaben in Wichtig, Unwichtig, Wichtig & Dringend und Delegierbar.
Wichtig oder unwichtig?
Bei jeder Aufgabe sollten Sie sich fragen, ob sie überhaupt erledigt werden muss. Manche Aufgaben notieren wir uns, doch es ändert sich rein gar nichts, würden wir sie nicht erledigen. Entscheiden Sie also bei jeder Aufgabe, ob es Konsequenzen hätte, würde sie nicht erledigt werden. Gäbe es keinerlei Konsequenzen und hätten Sie oder andere keinerlei Vorteile davon, streichen Sie die Aufgabe sofort und erledigen Sie sie nicht.
Der Abgleich der verbliebenen Aufgaben mit Ihrem Tätigkeitsbereich
Viele wichtige Aufgaben können genauso gut oder besser von Mitarbeitern erledigt werden. Das Übertragen von Aufgaben an Mitarbeiter wird Delegieren genannt. Als Fach- oder Führungskraft sollten Sie Ihr Aufgabengebiet genau kennen und alle Aufgaben delegieren, die nicht in Ihren Tätigkeitsbereich fallen. Oft ist hierzu ein großes Vertrauen in die Mitarbeiter nötig, doch sinnvolles Delegieren lohnt sich.
Wichtig & Dringend oder nur Wichtig?
Für diese Unterscheidung spielt die Zeit die Hauptrolle. Viele wichtige Aufgaben lassen sich aufschieben, andere müssen so schnell wie möglich erledigt werden. Die absolute Priorität an Ihrem Arbeitstag sollten Sie wichtigen und dringenden Aufgaben zugestehen. Wenn keine wichtigen und dringenden Aufgaben mehr auf Sie warten, wenden Sie sich den wichtigen Aufgaben zu. Achten Sie darauf, dass viele nicht-dringende Aufgaben irgendwann dringend werden können. Deshalb sollten Sie auch diese Aufgaben nicht zu lange aufschieben.
Die Eisenhower-Matrix in Vollendung
Um das Prinzip anzuwenden, sollten Sie sich eine Eisenhower-Matrix anfertigen. Drucken Sie dazu einfach ein Blatt aus, das in vier gleich große Teile, beziehungsweise Quadranten unterteilt ist. Jeder Quadrant wird mit den Kategorienamen beschriftet: Wichtig & Dringend, Wichtig, Delegierbar, Unwichtig. Ihre zu erledigenden Aufgaben schreiben Sie nun stichwortartig in den zutreffenden Quadranten. So erfahren Sie in kürzester Zeit, welche Aufgaben Priorität haben.
Problem: Sie wissen nicht, wie viel Zeit Sie einzelnen Aufgaben zugestehen sollten
Lösung: Die ABC-Methode.
Bei dieser Methode werden die Aufgaben zunächst nach Priorität sortiert. Beachten Sie, dass Sie nur die Aufgaben betrachten, die Sie in einem von Ihnen festgelegten (möglichst kurzen) Zeitrahmen erledigen müssen, zum Beispiel innerhalb eines Tages. Sie verteilen diese nun auf drei Kategorien: A, B und C. Kategorie A ist für die wichtigsten Aufgaben vorgesehen. Kategorie B beschreibt alle Aufgaben, die immer noch wichtig sind, aber nicht so wichtig wie die in A. In Kategorie C werden alle Aufgaben einsortiert, die nur geringe Priorität haben, oder die ständig wiederkehren.
Das weitere Vorgehen der Methode beruht auf dem Pareto-Prinzip: 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit sind für 80 Prozent Ihres Erfolges verantwortlich und umgekehrt. Das heißt, dass die wichtigsten Aufgaben (Kategorie A) 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen sollten. Die restlichen 80 Prozent teilen Sie dann auf die beiden übrigen Kategorien auf, wobei Kategorie B zwischen zehn und 40 Prozent erhält und Kategorie C den Rest. Natürlich handelt es sich nicht um starre prozentuale Vorgaben, Sie können die Verteilung selbstverständlich auch an Ihre individuellen Erfahrungen anpassen.
Um die Verteilung einfach vorzunehmen und jeder einzelnen Aufgabe einen eigenen Prozentanteil zuzuordnen, können Sie Tabellenkalkulationsprogramme verwenden.
Problem: „Zu viel“, Sie verlieren den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben
Lösung: To-do-Listen
To-do-Listen sind ein absoluter Klassiker unter den Tipps für mehr Effizienz. Dazu benötigen Sie nur Stift und Papier oder eine digitale Notizmöglichkeit. Alle Aufgaben notieren Sie untereinander. Ist eine Aufgabe erledigt, streichen Sie sie einfach durch oder haken Sie sie ab. Mit der To-do-Liste finden Sie alle noch zu erledigenden Aufgaben an einem Ort.
Sie können Ihre Aufgaben nicht nur einfach niederschreiben, sondern sie zusätzlich priorisieren. Das könnte so aussehen, dass Sie die wichtigste Aufgabe in einer besonderen Farbe aufschreiben. Oder Sie notieren sie immer an erster Stelle. Falls sich Ihre Prioritäten regelmäßig verschieben, können Sie mit Klebezetteln arbeiten, die Sie nach Priorität geordnet aufkleben. Wenn Sie die Aufgaben neu priorisieren möchten, sortieren Sie die Klebezettel einfach um.
Beachten Sie, dass das Priorisieren mit To-do-Listen allein noch nicht getan ist. Im Zusammenwirken mit den anderen genannten Methoden stellen sie aber eine sinnvolle Ergänzung dar, vor allem deshalb, weil wir niemals alles erledigen können.
Weitere Tipps für effektives Priorisieren
Methoden lassen sich Schritt für Schritt umsetzen und versprechen Erfolg, wenn Sie sie korrekt umsetzen und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Darüber hinaus gibt es einige Tipps, die das Arbeiten mit Prioritäten vereinfachen.
1. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Prioritäten zu setzen
Wer wirklich erfolgreich sein will, der weiß, dass Planung alles ist. Sie könnten es auch so formulieren, dass das Priorisieren die oberste Priorität haben sollte.
2. Halten Sie die gesetzten Prioritäten auch ein
Das heißt, Sie sollten sich kontrollieren. Verlieren Sie Ihre Priorisierung nicht aus den Augen. Mindestens nach Fertigstellung jeder Aufgabe sollten Sie in Gedanken zu Ihren Listen zurückkehren, bei umfangreichen, langwierigen Aufgaben noch öfter. Stellen Sie die verbliebenen Prioritäten nach jeder Aufgabe neu in Frage.
3. Bleiben Sie flexibel
Flexibilität ist eine weitere Grundlage für Erfolg. Betrachten Sie Ihre Prioritäten niemals als wären sie unveränderlich. Denken Sie daran, dass sich Bedingungen schnell verändern können. Deadlines verschieben sich, wichtige Aufgaben drängen sich dazwischen: Es gibt viele gute Gründe, weshalb Sie die Priorität noch einmal neu vergeben müssen.
Umso häufiger Sie priorisieren und die hier genannten Methoden und Tipps anwenden, desto einfacher fällt es Ihnen.
