Abmahnung aussprechen
Wenn Sie eine Abmahnung aussprechen, zeigen Sie dem Abgemahnten die sprichwörtliche „Gelbe Karte“.
Sie äußern Ihren Unmut und deuten gleichzeitig an, dass bei ausbleibender Änderung der Umstände eine Kündigung droht. Nach arbeitsrechtlichen Vorschriften dürfen Sie nicht abmahnen, um eine Kündigung zu beschleunigen und sich ohne plausible Gründe von einem Mitarbeiter in Ihrer Firma zu lösen. Ebenso dürfen Sie nicht ohne Abmahnung kündigen und müssen dem Mitarbeiter die Chance auf eine Änderung der Umstände und eine Begründung für sein Verhalten geben.
Ehe Sie eine Abmahnung aussprechen, sollten Sie sich näher mit den drei enthaltenen Funktionen beschäftigen.
Ein Abmahnung dient:
- der Dokumentation
- dem Hinweis
- der Androhung / Warnung
Sie geht einer Kündigung voraus und ist daher mit äußerstem Bedacht und mit dem Fokus auf die Richtigkeit des Inhalts vorzunehmen. Da es keine Formbindung gibt, können Sie eine Abmahnung aussprechen und müssen diese nicht in schriftlicher Form zustellen. Vermerke zum Grund der Mitteilung an den Betroffenen und eine Eintragung in die Personalakte dokumentieren Ihre Äußerung. Auf diese Weise geben sie Ihnen bei mündlichen Abmahnungen Rechtssicherheit.
Auch mündlich ist es wichtig, dass Sie in dem Gespräch die Konsequenzen übermitteln und dem Mitarbeiter mitteilen, womit er bei weiteren Pflichtverletzungen und Zuwiderhandlungen gegen den Arbeitsvertrag oder betriebliche Regelungen rechnen muss. Wenn Sie eine Abmahnung aussprechen, müssen Sie im gleichen Atemzug die mögliche Kündigung erwähnen und dem Betroffenen erläutern, in welchem Fall die Beendigung des Arbeitsverhältnisses droht und Sie von Ihrem Recht als Arbeitgeber Gebrauch machen.
Was sollten Sie beim Erhalt einer Abmahnung unterlassen?
Greifen Sie keinesfalls umgehend zum Telefonhörer, um Ihrem Frust Luft zu machen. Versuchen Sie vor allem ruhig zu bleiben. Unterschreiben Sie nichts, außer, dass Sie die Abmahnung erhalten und zur Kenntnis genommen haben. Eine Anerkennung Ihrer Schuld und die Akzeptanz des Schreibens müssen Sie nicht unterzeichnen, da diese Unterschrift als Schuldanerkenntnis und Berechtigung der Abmahnung gewertet wird.
Folgende Dinge sollten Sie beachten, wenn Sie reagieren und Ihre Situation nicht durch Worte oder Schriftstücke verschlimmern möchten:
Wenn es Fehler im Anschreiben gibt, sprechen Sie den Arbeitgeber ruhig darauf an.
Übereilen Sie die Unterzeichnung nicht und begeben sich nicht in die Schuldposition, wenn es gegenteilige Beweise gibt.
Sprechen Sie nicht mit Kollegen über den Erhalt und Inhalt der Abmahnung.
Reden Sie nicht über Ihren Chef und tendieren Sie niemals zu Beschimpfungen.
Setzen Sie alles daran, das Verhältnis mit dem Arbeitgeber nicht zu zerrütten und legen Sie den Grundstein für eine gütliche Einigung und ein Gespräch, in dem sich verschiedene angesprochene Punkte klären lassen.
Ihre Ruhe, die Sie unbedingt ausstrahlen und verinnerlichen sollten, leistet den wichtigsten Beitrag für den weiteren Umgang zwischen Ihnen und dem Arbeitgeber. Auch wenn die Abmahnung ärgerlich ist und ernst genommen werden muss: Sie ist nicht mit einer Kündigung gleichzusetzen.
Abmahnung richtig aussprechen
Eine Abmahnung ist eine deutliche Aussage, die Sie ebenso formulieren müssen. Als Arbeitgeber dürfen Sie nicht pauschal abmahnen und sich in keinem Fall auf Indizien verlassen. Nur wenn der Mitarbeiter eindeutig überführt ist, können Sie als Arbeitgeber eine rechtsgültige Abmahnung aussprechen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn er nachweislich zu spät zur Arbeit erscheint. Da ein Arbeitnehmer gegen die Abmahnung klagen und rechtliche Schritte einleiten kann, sollten Sie sich immer absichern, wenn Sie eine Abmahnung aussprechen. Die Absicherung ist die Plausibilität des Abmahngrundes, den Sie belegen und dokumentieren. Anderenfalls kann der Mitarbeiter, vor allem wenn er in einem kurzen Zeitraum mehrere Abmahnungen erhält, von Mobbing ausgehen und sich entsprechend gegen den Umgang mit ihm wehren.
Sprechen und schreiben Sie deutlich, bringen Sie die Angelegenheit auf den Punkt und reden nicht um den Grund, weswegen Sie die Abmahnung aussprechen, herum. Ebenso offen müssen Sie mit den Folgen umgehen, die bei jeder weiteren Pflichtverletzung eintreten und nicht mehr abzuwenden sind. Jede Abmahnung, egal ob Sie die schriftliche Form wählen oder die Abmahnung aussprechen, muss folgende vier inhaltliche Bestandteile aufweisen:
Den Grund der Beanstandung
Dazu gehören die Zeit des Fehlverhaltens, das Datum, die genaue Bezeichnung und der Monat sowie das Jahr.
Die Rüge mit Begründung
Der Betroffene muss erfahren, welche Pflichtverletzung er begangen oder gegen welchen Paragraphen im Arbeitsvertrag er verstoßen hat.
Die Aufforderung zu vertragsgemäßem Verhalten
In diesem Teil müssen Sie dem Betroffenen aufzeigen, was Sie zukünftig von ihm erwarten und mit welchem Verhalten er eine erneute Abmahnung oder die Kündigung umgehen kann.
Die Androhung von Konsequenzen
Tritt ein Wiederholungsfall ein, müssen Sie klare Grenzen ziehen. Im Konkreten heißt das, dass Sie bereits beim Aussprechen der Abmahnung darauf hinweisen, mit welchen Konsequenzen der Betroffene bei einem erneuten Pflichtverstoß zu rechnen hat.
Hinweis: Mahnen Sie nicht zu häufig ab. Wenn die Abmahnung in Ihrem Unternehmen als Hilfsmittel für mehr Pflichtbewusstsein eingesetzt wird, machen Sie sich gegenüber der Belegschaft unglaubwürdig. Dies gilt auch, wenn Sie häufiger unbegründet abmahnen und einen Mitarbeiter ohne die Erbringung von Beweisen einer Zuwiderhandlung gegen den Arbeitsvertrag oder sonstige Regelungen beschuldigen.
- Wann eine Abmahnung nicht (mehr) nötig ist
- Es gibt Ausnahmefälle, in denen Sie keine Abmahnung aussprechen und die Warnung vor Konsequenzen außen vor lassen können. Bei grober Vertragswidrigkeit oder einer nachweislichen Schädigung Ihres Unternehmens durch einen Mitarbeiter können Sie fristlos kündigen, ohne dass Sie im Vorfeld eine Abmahnung aussprechen müssen. Folgende Fälle benötigen keine Abmahnung und können von Ihnen mit der sofortigen Kündigung geahndet werden.
- Eine Verhaltensänderung ist auch zukünftig nicht zu erwarten.
- Es gab Vertragsverletzungen, deren Tragweite sich der Mitarbeiter bewusst war.
- Ihr Unternehmen wurde durch grobes Fehlverhalten und Pflichtverletzungen geschädigt.
- Das Vertrauensverhältnis wurde zerrüttet und ist unwiederbringlich ausgelöscht.
- Das Verhalten des Mitarbeiters führte zu einer Imageschädigung des Unternehmens oder zu hohen Finanzverlusten.
- Es geht um die Verletzung der Geheimhaltungspflicht.
In diesen und ähnlichen Fällen müssen Sie nicht abmahnen, sondern können den Mitarbeiter fristlos und ohne eine vorherige Warnung entlassen. Indem Sie eine Abmahnung aussprechen, verwarnen Sie und geben gleichzeitig eine zweite Chance. Daher ist eine Abmahnung entbehrlich, wenn Sie die Chance nicht geben wollen oder können.
Eine Abmahnung gehört nicht ins Zeugnis
Kommt es nach der Abmahnung zu einer Kündigung oder entscheidet sich der Abgemahnte, Ihr Unternehmen zu verlassen, dürfen Sie die Abmahnung und deren Gründe nicht im Arbeitszeugnis erwähnen. In der Personalakte bleibt die Dokumentation bestehen, doch auf dem weiteren Berufsweg darf der Abgemahnte nicht durch Sie beeinträchtigt werden. Er hat das Recht zu klagen, wenn Sie ihm Steine in den Weg legen und die Abmahnung im Arbeitszeugnis eintragen oder gar an den neuen Arbeitgeber herantragen. Wenn Sie eine Abmahnung aussprechen, handelt es sich um eine betriebsinterne Verwarnung, die nichts mit der späteren Berufstätigkeit des Abgemahnten in einer neuen Firma zu tun hat.
Gehen Sie beim Aussprechen der Abmahnung kompetent vor, seien Sie ehrlich und halten sich an die Fakten.
